Jokainen meistä osallistuu etäpalavereihin, etäkoulutuksiin tai webinaareihin. Toiset enemmän ja toiset vähemmän. Kaikki ovat varmasti samaa mieltä, että osa näistä tapahtumista tuntuvat etäisiltä ja tämän vuoksi pitkäveteisiltä.

Meistä jokainen voi omalta osalta vaikuttaa siihen, miten itse suhtaudumme etäilyyn osallistujana sekä myös näiden tapahtumien pitäjänä.

Alla muutamia vinkkejä, joilla saamme myös etäpalaverit tuntumaan enemmän läsnäpalavereiden tuntuisia ja työnteosta tulee tehokkaampaa ja interaktiivisempaa osallistujien kanssa. 

Tekniikka kuntoon

Monelle on varmasti tuttua teams-kokouksen alkaessa ääniasetukset eivät toimi; joko kuulokkeet eivät yhdistä, ääni ei tule mistä pitäisi tai on muutenkin vaikeuksia edes päästä osallistumaan itse kokoukseen.

Jos sinua mietityttää tai jännittää esiintyä palavereissa omalla kuvalla ja puhua siellä, voit testata omia laitteitasi koneeltasi löytyvän kamera-sovelluksen kanssa.

​​​​​​​Tällä sovelluksella voit testata, miltä kuvasi näyttää ja ennen kaikkea; millainen äänenlaatu sinulla on käytössä. Voit testata sovelluksen kautta millainen ero on käyttää koneen omaa kameraa ja mikrofonia verrattuna esimerkiksi käyttämiäsi kuulokkeita ja niissä olevaa mikrofonia.

Kun ole teams-kokouksessa, laite-asetukset kertovat sinulle toimiiko mikkisi vai ei.

Tällöin sinun ei tarvitse kokouksissa kysellä kuuluuko ääni, joka omalla tavallaan tuo mielikuvan etäsovellusten ja laitteiden toimimattomuudesta.

Toinen merkittävä asia on kameran käyttäminen kokouksissa. 

Yläpuolella olevassa kuvassa näytetään, miten kamera olisi hyvä sijoittaa henkilöön nähden. 

Jotta kokoukset eivät tunnu yksipuolisilta, olisi hyvä että kaikki osallistujat avaisivat kameran ainakin kokouksen alkaessa, jotta näemme ettemme ole kokouksissa yksin.
Samoin kun puhumme kokouksissa, olisi hyvä laittaa kamera päälle. Tarkoituksena ei ole nähdä pelkästään puhuja vaan samalla pystymme myös reagoimaan onko mikrofoni asetukset kunnossa ja kuulemme puhujan.

Moni ei myöskään halua katsoa itseään palavereissa. Tähän on helpompi ratkaisu kuin kameran päältä laittaminen on piilottaa oma kuva itseltä. 

Kaikki varmasti samaistuvat enemmän ja vähemmän siihen tosi asiaan, että etäillessä hiukset eivät ole aina juuri niin laitettu kuin toimistolla tai päälle on laitettu tuolilta ensimmäiseksi löydetyt vaatteet- jotka eivät välttämättä ole niin edustuskelpoisia. Ja nämä asiat vaikuttavat voimakkaasti siihen, halutaanko kameraa käyttää vai ei.

Kokousten aloittaminen

Kaikki ovat tottuneet neukkaripalavereissa siihen, että osallistujien kesken vaihdetaan kuulumisia ja uusille henkilöille heitetään käsipäivää.

Samat toiminnot on hyvä soveltaa myös etäpalaveri-kulttuurissa:

• Kuulumisten vaihto (small talk) oli aiheena urheilu, eläimet tai mikä tahansa asia ennen varsinaiden agendan läpikäymistä
• Esittäytyminen uusille henkilöille
• Kameran päälle laittaminen varsinkin silloin kun paikalla on uusia henkilöitä

Kokouksen materiaalin esittäminen

Yksi ATK-kikka, jolla esittäjä voi vaikuttaa esityksensä helpompaan hahmottamiseen ja esityksen sujuvampaan katseluun on oman työpöydän tarkkuuden pienentäminen palaverin ajaksi:

Pienempi tarkkuus on osallistujille helpompi. Emme voi tietää etukäteen, minkä kokoisella näytöllä osallistujat ovat mukana kokouksessa; onko toisilla ulkoinen näyttö, kannettavan näyttö vai mobiilinäyttö, jolla osallistuu kokoukseen.

Myös hiiri liikkuu pehmeämmin ruudulla ja katsoja näkee koko liikeketjun paremmin.

Näytön tarkkuutta voi säätää tietokoneen näytön asetusten kautta. 
Näytön asetukset saat auki työpöydällä painamalla hiiren kakkos-painiketta ja valitsemalla näytön asetukset.

okouksissa on aina lähestulkoon materiaalia, jota esitetään. Jos olet tekemässä PowerPoint esitystä kokoukseesi tai koulutukseesi, tässä muutama ajatus esityksen parantamiseksi.

Olemme tottuneet tekemään ns. perusdioja, jotka sisältävät otsikon ja paljon tekstiä. Nämä diat ovat osallistujien kannalta epämielekkäitä.
Tämä tarkoittaa sitä, että katsoja lukee dian nopeasti läpi ja jatkaa muuta tekemistään.
On tutkittu, että kuulijat eivät jaksa etäpalavereissa keskittyä yhteen diaan montaa minuuttia.

Jotta kuulijan mielenkiinto pysyy koko esityksen ajan, tulisi dioissa käyttää enemmän visuaalisuutta. Niin sanotut informaatioköyhät sivut, jotka vaihtuvat usein ovat katsojalle mielenkiintoisempia kuin pitkät tekstidiat.

Yhtenä esimerkikkinä PowerPoint dioihin voi “upottaa” puhujan videokuvan suoraan teamsista käyttäen Cameo toimintoa PowerPointin sisällä.

Kun Dia-esitys jaetaan palavereissa, olemme tottuneet siihen, että käytämme joko ikkunan jakamista tai työpöydän jakamista. Diaesityksen jaossa on hyödyllisempää käyttää live-toimintoa. Tällöin esittäjä saa muistiinpanot itselleen näkyviin ja jos dioissa on hyperlinkkejä voivat myös osallistujat klikkailla niitä esityksen aikana.

Osallistaminen

Jotta varsinkaan pidemmät koulutukset tai esitykset eivät olisi niin yksipuolisia, on osallistujia hyvä myös osallistaa kokouksen kulkuun.

Teamsillä voit luoda kokouksen aikana kyselyitä käyttäen Polls-sovellusta tai tekemällä esimerkiksi keskusteluun kysymyksen ja antamalla siihen vastausvaihtoehdon, johon osallistujat voivat reagoida emojien avulla.

Jos olet pitämässä suurille yleisöille puheenvuoroja, toimivat työkalut parhaiten osallistamaan muut mukaan.

Jos taas pidät pienemmälle (muutamista osallistujista reiluun kymmeneen osallistujaan) voit työkalujen lisäksi osallistaa mukana olijoita esittämällä heille suoria kysymyksiä.